Desde o ano de 2013, a certificação digital para condomínios se tornou um documento obrigatório para todos os empreendimentos desse segmento. Isso porque, sem esse registro, o síndico não consegue enviar dados importantes sobre os seus funcionários para a Caixa Econômica Federal.
Por isso, ele corre o risco de ser penalizado com multas pela Justiça do Trabalho, além de sofrer com processos trabalhistas. No entanto, apesar das advertências, é muito comum encontrar condomínios que estão em situações irregulares.
Também há muitos profissionais dessa área que têm dúvidas sobre como usar a certificação digital para melhorar a administração dos condomínios. E pensando nisso, a G1 Contabilidade separou algumas informações importantes, confira!
O que é a certificação digital para condomínios?
A certificação digital é um documento eletrônico que tem a função de comprovar quem executa uma ação virtual. Por isso, essa ferramenta não é usada apenas pelos condomínios, mas também por empresas e pessoas físicas.
Em outras palavras, pode se dizer que esse documento serve como uma identidade virtual da pessoa física ou jurídica. Nesse sentido, por meio dessa identificação, a pessoa consegue, de forma online, realizar uma série de serviços.
A certificação contribui, assim, para redução de custos, agilização nos processos, além de promover a sustentabilidade. Ou seja, permite que o administrador do condomínio consiga resolver assuntos referentes ao empreendimento, sem a necessidade de comparecer pessoalmente, proporcionando mais agilidade e menos burocracia.
Quais são as vantagens da certificação digital para condomínios?
Além de evitar o risco de ser penalizado pela Justiça do Trabalho com multas ou ser alvo de processos trabalhistas, dispor da certificação digital proporciona algumas vantagens para o condomínio. Entre elas, estão:
- Manter o condomínio compliance com a legislação;
- Garantir a segurança das informações e transações do condomínio contra fraudes;
- Permitir que o síndico possa assinar documentos de forma ágil;
- Facilitar a verificação das contribuições previdenciárias dos funcionários;
- Viabilizar as obrigações fiscais, como a declaração de Imposto de Renda, sejam emitidas de forma eletrônica;
- Reduzir os gastos com papel;
- Aumentar a agilidade;
- Diminuir burocracia;
- Permitir que se verifique se a administradora está respeitando os direitos dos colaboradores do condomínio.
Como obter a certificação digital para condomínios?
Para te ajudar com isso, a G1 Contabilidade preparou um passo a passo, confira:
- O responsável pela administração do condomínio deve entrar em contato com uma Autoridade de Registro (AR) ou Autoridade Certificadora (AC), como Caixa Econômica Federal, Certisign e SERPRO. Esses órgãos têm a autorização para emitir certificados digitais, além de serem credenciados pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI);
- Após isso, esse responsável deve reunir a documentação exigida pelo órgão;
- Por fim, ele deve comparecer ao AR ou AC pessoalmente, com todos os documentos solicitados, e realizar a expedição da assinatura eletrônica.
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